Dette bør du som regnskapsfører vite om inkassoprosessen

Av Vegard Urstad Aakervik, ansvarlig for regnskapsbransjen i Kredinor

«Faktisk leder» er et viktig begrep når man skal begynne å snakke om inkassoloven. Det er den eller de som faktisk leder inkassovirksomheten, som har inkassobevilling, og som har ansvaret for at inkassoselskapet overholder lovverket og følger god inkassoskikk.

I Kredinor er vi så heldige å ha to faktiske ledere, og vi utfordret den ene av dem til å gi regnskapsførere en lettfattelig innføring i inkassoprosessen. Advokat Glenn Lorentzen er ikke bare vår interne kontrollør, han holder også kurs for saksbehandlere, bevillingshavere internt og for bedrifter eksternt.

Finanstilsynet passer på – for dine kunder og dine kunders kunder

Glenn sier at som regnskapsfører er det betryggende å være klar over at inkassoforetakene opererer under nøye tilsyn av Finanstilsynet. Dette er for å sikre at de oppfyller sine forpliktelser og handler innenfor lovens rammer. Inkludert de to faktiske lederne er det ti mennesker i Kredinor som sikrer at selskapet oppfyller alle relevante krav i tillegg til et godt team av kompetente inkassobevillingshavere og saksbehandlere.

«Kontrollene fra Finanstilsynet dekker både en helhetlig evaluering av inkassoforetakenes prosedyrer for håndtering av klientmidler og en grundig gjennomgang av deres risikostyring og interne kontrollsystemer,» sier Lorentzen, og legger til.

«Det utføres også mer fokuserte kontroller på spesifikke områder som innholdet i varslinger, rutiner for utleggsbegjæringer og oppfølging av inkassoforetakenes forpliktelser overfor oppdragsgivere.»

For regnskapsfører innebærer tilsynet to viktige lag av sikkerhet. Det første er at Kredinor og andre opptrer hundre prosent i tråd med regnskapskundens interesser, altså bedriftene som har utestående krav. Det andre et at inkassoselskapene ivaretar hensynet til enkeltpersoner og andre skyldnere.

Når det kommer til håndtering av inkassokrav, er det kundens (den som skylder penger) ansvar å sørge for at posten blir mottatt så lenge inkassofirmaet har sendt det på en forsvarlig måte, for eksempel til kundens registrerte adresse eller annen avtalt kanal, som for eksempel Digipost.

Han sier at slike enkle grep vil forebygge problemer knyttet til situasjoner hvor kunden bestrider beløpet og grunnlaget for det. Et krav betraktes nemlig som omstridt hvis en klage ikke avvises som grunnløs, og inkassofirmaet kan da ikke fortsette med vanlig inkassoaktivitet. De må enten finne en løsning med kunden, eller eskalere saken til forliksrådet for en juridisk avgjørelse.

To viktige begreper i inkasso: Før og etter rettsapparatet involveres

Forebygging eller ei, noen ganger forblir kravene ubetalte. Inkassoprosessen som settes i gang er todelt. Den utenrettslige delen omfatter alle tiltak som bedrifter og inkassoforetak tar før det vurderes å gå til rettslige skritt, inkludert utsending av purringer og inkassovarsler og betalingsoppfordringer. Det er først og fremst den utenrettslige delen som behandles i denne artikkelen.

Den rettslige delen trer i kraft når bedriften eller inkassoforetaket tar juridiske skritt, som å sende en forliksklage eller tvangsfullbyrdelsesbegjæring. Rettslig inndriving skjer gjennom forliksråd eller namsmyndigheter og følger formelle lover som tvisteloven og tvangsfullbyrdelsesloven.

«De rettslige prosessene styres av spesifikke lover og ligger utenfor Finanstilsynets område. Forståelsen av disse prosessene og det regulatoriske miljøet er hensiktsmessig for regnskapsførere å ha et overblikk over, særlig hvis regnskapsbyrået håndterer innkreving på vegne av klientene,» sier Lorentzen.

De viktigste stegene i innkreving

La oss ta den utenrettslige prosessen først. Inkassoloven definerer klare trinn som må følges, inkludert forhåndsdefinerte varsel og kostnader, samt hvordan innsigelser skal håndteres. For faktiske ledere som Lorentzen, er det en del av ansvaret at Kredinor følger formkravene gjennom hvert av stegene.

Flere sentrale begreper i inkassoprosessen

For deg som regnskapsfører, minner Lorentzen om at det også er viktig å ha en klar forståelse av de økonomiske forpliktelsene de som skylder penger står overfor under inkassoprosessen, samt regelverket som regulerer disse kostnadene.

• Forsinkelsesrente: Hvis en regning ikke betales ved forfallsdato, begynner forsinkelsesrente å løpe. Denne renten er fastsatt av Finansdepartementet og revideres to ganger i året. For lån med høyere rente enn forsinkelsesrenten, som for eksempel forbrukslån, kan den høyere renten kreves.
• Inkassokostnader: Kostnadene som en skyldner må dekke for inkassotjenester er diktert av den årlige inkassosatsen, som er avhengig av fakturabeløpet og om skyldneren er en forbruker eller næringsdrivende. Det er også avgjørende om det selges varer eller tjenester med merverdiavgift eller ikke. Dette salæret kan øke til det dobbelte dersom betaling ikke er mottatt innen 43 dager etter at en betalingsoppfordring er sendt, kjent som «tungt salær».
• Sammenslåing av krav: Hvis flere krav skyldes til samme bedrift, bør disse slås sammen til én inkassosak for å minimere det totale salærkravet. Imidlertid, for gjentagende krav, som månedlige abonnementsavgifter, er det ikke nødvendig å slå disse sammen.
• Ytterligere varsel og kravbrev: Selv om det ikke er et juridisk krav, sender inkassoforetakene ofte ut ytterligere varsler for å minne skyldnere på deres betalingsforpliktelser. Kostnadene for disse ekstra varslene er regulert og kan ikke overstige de tillatte grensene for lett og tungt salær.
• Avdragsordninger: Dersom det inngås en avtale om avdrag, kan inkassoforetaket kreve opptil 1,5 ganger inkassosatsen for administrasjonen av denne ordningen.