Så enkelt automatiserer regnskapsfører purring og inkasso for kunden

Av Vegard Urstad Aakervik, ansvarlig for regnskapsbransjen i Kredinor

Høyere renter og økte betalingsproblemer i samfunnet har forsterket regnskapsførernes interesse for reskontro, purring og inkasso. Bakgrunnen er særlig at betalingsproblemene øker blant privatpersoner og i næringslivet, og da får bedriftene som selger varer og tjenester disse problemene i fanget.

Begynner med å stramme opp fakturering og reskontro

Høsten 2023 ser vi allerede en betydelig økning i utestående krav, både i antall og i størrelse. 2024 ser ikke lysere ut. Regnskapsfører vet at et utestående krav alltid er en ferskvare. I en tid hvor inflasjon og renter fører til økte betalingsproblemer i samfunnet, gjelder det derfor å komme tidlig i køen av krav hos bedrifter og privatpersoner. Her kan du som regnskapsfører spille en viktig rolle for å forebygge problemer.

Heldigvis er det enkelt og raskt å komme i gang – og bli en enda mer relevant rådgiver for bedriftene. Det begynner med fakturering. Vi anbefaler regnskapsfører å hjelpe kunden til å fakturere så snart som mulig, og gjerne flere ganger i løpet av lengre oppdrag. Deretter gjelder det å følge opp kundereskontroen straks krav har forfalt. Og gjør det gjerne enklere for kundene å betale med det samme, for eksempel med betalingsterminal eller Vipps.

Komplisert regelverk, men det finnes en snarvei

Så vet vi at disse grepene ikke alltid er nok. Noen ganger må vi banke på døra hos kunden flere ganger, for å si det sånn – med purringer og inkassovarsel. Og plutselig er det helt andre juridiske hensyn som må tas enn det en regnskapsfører holder på med til daglig. Myndighetene setter strenge krav til tidsfrister, gebyrer og formkrav når kunden ikke betaler.

Dette er blant de viktigste årsakene til at våre bransje eksisterer. I likhet med regnskapsbransjen er også vi underlagt Finanstilsynet. De passer nøye på at inkassoselskapene følger alle relevante lover og forskrifter. For bedriften er dette en garanti for at kundene blir godt behandlet og kan få hjelp til å håndtere sine betalingsproblemer. Mer om det litt senere.

Se en oppsummering av inkassoprosessen lenger ned i artikkelen, eller les om den på denne siden.

Den gode nyheten for regnskapsfører og bedrift er snarveien via regnskapssystemet. I åtte av de mest brukte regnskapsprogrammene i Norge finnes det en integrasjon mot Kredinor. Med den sparer bedriften tid, som kan vise seg å bli avgjørende for om utestående krav faktisk blir betalt. Samtidig kan du som regnskapsfører være altså være sikker på at innkrevingen gjøres riktig.

Kan være klar med første purring i løpet av minutter

Mange regnskapsførere som jeg møter spør hvor raskt kan dette gjøres. Det er gjort på minutter, svarer jeg. Du begynner med å skaffe deg en bruker-id inne på Kredinors nettsider. De ulike regnskapsløsningene riktignok ulike APIer, som innebærer at det varierer fra null ventetid til en virkedag før integrasjonen kan brukes. Det er likevel ingen grunn til å vente til den dagen dere trenger inkassotjenester på vegne av kundene.

Jeg besøkte for litt siden et regnskapsbyrå som der og da bestemte seg for å få på plass integrasjonen. På veg ut til parkeringsplassen etter møtet kunne jeg se at de første sakene allerede var oversendt til Kredinor. Når saken er hos Kredinor, sendes første inkassovarsel ut samme natt – og resten av prosessen håndteres der.

Når integrasjonen er på plass, kobles inkassofunksjonen til bedriftens reskontro. Du velger om forfalte krav skal gå til automatisk inkassovarsel, eller om dere skal gjøre en manuell gjennomgang av utestående krav. Her vil regnskapskundene ha ulike preferanser, og vi anbefaler at dere snakker med bedriften om ulike hensyn som skal ivaretas.

Inkasso med et menneskelig ansikt

Enkelte bedrifter har langvarige og nære forhold til sine kunder. Regnskapsfører opplever derfor at enkelte bedrifter vegrer seg for å sende forfalte krav til inkasso. Det bør de ikke gjøre. Fordi:

Vi som jobber i inkassobransjen vet godt at mennesker som sliter med å betale regning fra én bedrift ofte sliter med å betale regninger fra flere. Vi kan hjelpe kunden ved å sette opp nedbetalingsplaner og gi råd for en bedre privatøkonomi. Dette er mulig uten at de får betalingsanmerkninger, og uten at det blir dyrere for mennesker som allerede sliter.

Med en slik tilnærming, kan viser bedriften ansvar for mennesker som sliter. Det er en del av det vi legger i begrepet bærekraftig inkasso. Eller sagt på en annen måte: Inkasso med et menneskelig ansikt.

Interessert i en prat? Kontakt meg gjerne for en prat om inkassotjenester for ditt regnskapsbyrå!

Inkasso i et nøtteskall

Under følger en kortfattet oversikt over inkassoprosessen. Den inkluderer for eksempel ikke gebyrer og andre kostnader. Her kan du se kostnadene.

1. Faktura: Dokumentet som bekrefter et salg mellom to parter, og inkluderer blant annet fristen for når fakturabeløpet skal være betalt.
2. Purring: Påminnelse når faktura har forfalt, som må ha minst 14 dagers betalingsfrist. Strengt tatt ikke nødvendig, dere kan gå rett på inkassovarsel. Hvis purringen inneholder et purregebyr, kan den ikke sendes før minimum 14 dager etter forfall på opprinnelig faktura.
3. Inkassovarsel: Et krav som sendes før faktura overføres til inkasso, og skal ha minst 14 dagers betalingsfrist. Som nevnt i punkt 2 kan inkassovarsel være eneste påminnelse etter forfall på opprinnelig faktura. Det reduserer kredittiden.
4. Betalingsoppfordring: Hvis inkassovarsel ikke betales overføres saken til inkasso. Betalingsoppfordring sendes skriftlig fra Kredinor med 14 dagers betalingsfrist.
5. Rettslige skritt: Innkreving hos namsmannen eller forliksrådet. Dette vil føre til ekstra kostnader ut over opprinnelig fakturabeløp.
6. Betalingsanmerkning: Registreres for privatpersoner 30 dager etter at rettslig tiltak ble satt i gang. Navnet til den som skylder pengene registreres hos selskap som driver med kredittopplysning. For næringsdrivende tar det kortere tid, og betalingsanmerkning kan registreres allerede 30 dager etter at fakturaen ble overført til inkasso.
7. Forliksklage: Ved uenighet om kravet kan saken sendes til forliksrådet. Resultatet av behandlingen i forliksrådet er rettskraftig, det vil si «endelig».
8. Begjæring om utlegg: Trekk i lønn eller trygd, eller via pant i eiendom/eiendeler.
9. Tvangsdekning: Tvangssalg av for eksempel eiendom og eiendeler hvis kravet fortsatt ikke blir betalt.